79 - Frida tar ett nappatag med Folktandvården

Medverkande tituleras i transkriberingen:

• Frida Andersson - Verksamhetsutvecklare, Folktandvården
• Anna Sjövall - Verksamhetsutvecklare
• Håkan Lundqvist - Programledare

Håkan:

Jamen, välkommen till podden, Frida Andersson! Kan du berätta lite om vad du gör inom regionen?

Frida:

Nu är jag verksamhetsutvecklare på Folktandvården, och det här är min första månad där.

Håkan:

Välkommen till Jämtland Härjedalen! Har du hunnit landa? Du är nyinflyttad, eller hur?

Frida:

Tack! Ja, jag har flyttat till Nälden.

Håkan:

Spännande! Det ligger en bit utanför Östersund, i Krokoms kommun. Varför blev det just Nälden?

Frida:

Det blev Nälden eftersom min mamma och syster bor där.

Håkan:

Komma närmare familjen, alltså. Skönt, eller hur? Det kan vara olika hur man känner för det.

Blev det hus eller lägenhet? Nälden är fint. Är det i centrum?

Frida:

Jag bor lite på höjden i centralorten. Har du varit där?

Håkan:

Ja, jag har varit mycket i Nälden. Min son hade en flickvän där, så jag fick ofta åka dit och hämta och skjutsa honom. Men nu ska vi ju prata om förändringsledning. Du har en bakgrund inom det från din tidigare arbetsplats i Västerbotten. Berätta gärna vad du gjorde där.

Frida:

Ja, lite olika saker. Men framför allt jobbade jag på en innovationsklinik som tandhygienist i en innovationsgrupp där vi testade nya arbetssätt och digitala metoder som vi sedan utvärderade och utvecklade vidare.

Håkan:

Så det var som pilotprojekt, eller hur?

Frida:

Ja, hela projektet var stort och pågick under flera år, men inom det hade vi även mindre piloter. Samtidigt som vi jobbade kliniskt med vanliga patienter, testade vi nya arbetssätt och utmanade kliniska metoder.

Håkan:

Och de här erfarenheterna tar du nu med dig hit?

Frida:

Ja, jag hoppas de ska landa väl här också.

Håkan:

Anna Sjövall är också med idag, verksamhetsutvecklare och ständigt återkommande medlem i podden. Tyvärr är Anna Granevärn sjuk idag och kan inte delta. Hur är det med dig, Anna?

Anna S:

Jo, det är bra med mig. Tack!

Håkan:

Trevligt! Du har hört lite om Fridas bakgrund. Vad får det dig att tänka på?

Anna S:

Jag tycker det är spännande när någon kommer från en annan region med nya perspektiv. Innovationskliniker är alltid intressanta!

Håkan:

Jag hade faktiskt hört talas om det innan. Det pågår ju innovation här i Region Jämtland Härjedalen också.

Anna S:

Absolut.

Håkan:

Men vi har väl ingen direkt innovationsklinik här?

Anna S:

Inte på det sättet, nej.

Håkan:

Så det kanske väcker en tanke, att vi också borde ha det här. Hur såg ramarna ut för hur ni fick testa nya saker på kliniken?

Frida:

De förändrades över tid. I början jobbade vi tillsammans med universitetet och fick stöd för att utveckla nya arbetssätt inom innovation. Senare ändrades det, och vi fick andra samarbetspartner. Men vi jobbade mestadels kliniskt. I slutet fick vi mer utrymme att testa nya arbetssätt som regionen ville införa. Vi kunde till exempel testa förändringar i journalsystemet, identifiera problem och åtgärda dem innan de rullades ut i hela regionen. Det sparade mycket tid och frustration för andra kliniker.

Håkan:

Vi brukar prata om vikten av att testa och våga testa. Kan man säga att det var en del av filosofin på innovationskliniken?

Frida:

Ja, absolut. Det var mycket fokus på att våga prova nya saker. Jag hoppas att mina erfarenheter kan bidra här också.

Håkan:

Ja.

Anna S:

Äh, jag vet inte... Kommunikation är ju generellt svårt. Hur svårt är det inte? Och ibland är det svårt att hitta den där perfekta balansen som Frida pratar om. Det måste finnas en ledning som styr och säger: "Hit ska vi". Som vi pratade om tidigare, vilken vision har vi? Vilket mål jobbar vi mot? Samtidigt vill man att idéerna ska komma underifrån och utveckla verksamheten. Det är inte självklart enkelt.

Håkan:

Man behöver både kompetens och bra verktyg. Man behöver tid och mod för att våga köra på också. Hur har du hanterat det här med att skapa mod bland medarbetare och andra i ditt tidigare arbete? Att våga testa och till och med införa förändringar?

Frida:

Det är ju mod, som du säger, men också en del frustration. Och kanske en tillåtelse att få vara frustrerad. Framför allt handlar det om kommunikation mellan varandra. Hur gjorde du? Vad gjorde du som gjorde det lättare? Och sen ska man aldrig underskatta utvärderingarna. Att testa något och utvärdera under tiden gör det lättare att förändra i rätt riktning eller att släppa saker som inte fungerar. Utvärdera, utvärdera!

Håkan:

Utvärdera är ett jättebra ord, men det kan låta så stort och formellt. Som att man ska skriva en 32-sidig rapport med snygg layout. Men så behöver det ju inte vara.

Frida:

Nej, precis. Det kan vara små, korta utvärderingar under tidens gång.

Håkan:

Så som kontrollpunkter, där man ser om man är på rätt väg.

Frida:

Ja, precis. Är det här något vi vill fortsätta med, eller ska vi vända och vrida på det innan vi testar nästa sak?

Håkan:

Hela tiden inför andra eller nya arbetssätt. Men vad gör man om folk inte vågar? Hur når man fram så att alla blir med på tåget?

Frida:

Man kanske inte får med sig alla. Det kommer alltid att finnas de som inte vill.

Håkan:

Och i grupper så vill vi ju ofta att alla ska vilja något, men kanske olika saker.

Frida:

Exakt. Ibland kan det vara så att vissa stretar emot medan andra verkligen vill testa något nytt. Då kan det hjälpa att ha ett gruppkontrakt. Så här jobbar vi, så här förhåller vi oss till varandra. Det kan vara ett bra sätt att hålla riktningen även om det spretar. Ett gruppkontrakt säkerställer att alla är överens om hur vi arbetar framåt, även om vi tycker olika.

Håkan:

Gruppkontrakt, intressant!

Anna S:

Jag har nog aldrig hört talas om det förut. Det är jättespännande, men det är väl ett sätt att överkomma hinder.

Håkan:

Precis, en del av kärnan.

Anna S:

Vi behöver komma överens om vilka spelregler som gäller. Det är väl grunden.

Håkan:

Fast det är inte alltid självklart.

Anna S:

Nej, och vi är kanske inte alltid så bra på det.

Frida:

Nej, ibland behöver man formalisera det. Vi kanske har olika spelregler som vi inte är medvetna om, och därför spretar det åt olika håll och konflikter uppstår. Att synliggöra det genom ett gruppkontrakt kan vara hjälpsamt.

Håkan:

Och då krävs det ibland kompromisser.

Frida:

Ja, precis. Ibland räcker det med att förstå att vi tänker olika, bara att lyfta frågorna kan hjälpa. Att prata om det och sen formulera det skriftligt.

Håkan:

Och även om någon känner motstånd till ett förändringsarbete kan de se vinsterna längre fram. Kan man se hur individer förändrar sin inställning?

Frida:

Ja, absolut! Det kan vara spännande att se hur inställningen förändras när resultaten kommer.

Håkan:

Har du något exempel på ett förändringsarbete som gav en wow-känsla?

Frida:

Ja, ett exempel är när vi testade digitala möten inom tandvården. Vi gjorde en liten pilot där vi undersökte om vi kunde hålla digitala möten med vissa patientgrupper. En av grupperna var autistiska patienter som inte trivdes med att komma till kliniken och ligga i en stol och gapa. Det var en stor vinst för dem att kunna ha digitala möten.

Håkan:

Så patientgrupperna fick anpassade lösningar?

Frida:

Ja, precis. Det fanns tydliga vinster för vissa patienter, och det var spännande att se hur vi kunde anpassa vården till deras behov.

Anna S:

Jag hade inte tänkt på att tandvård kunde göras digitalt. Det är ju intressant!

Frida:

Ja, och vi insåg inte heller hur många fördelar det skulle kunna ge innan vi testade.

Håkan:

Hur blev resultaten för er och patienterna?

Frida:

Det var en liten pilot, men den rann ut i sanden eftersom det fanns andra hinder, som debiteringssystem och liknande. Det var kanske för tidigt, men erfarenheterna finns där och kan plockas upp igen.

Håkan:

Så det blev ingen fortsättning, men möjligheterna finns kvar.

Frida:

Exakt. Jag tror att det kommer, men ibland är man för tidig med förändringar. När tiden är mogen, blir förändringen enklare att genomföra utan motstånd. Det handlar mycket om timing.

Håkan:

Så man får vänta tills tajmingen är rätt?

Anna S:

Ja, ibland måste man det. Som Frida sa, om organisationen inte är mogen eller redo, kan det dröja. Men när tiden väl är rätt, kan efterfrågan komma från både patienter och personal, och då känns det som om förändringen sker naturligt.

Anna S:

Och plocka upp det precis som det var tidigare.

Håkan:

Ja, beroende på var man har lagt det.

Anna S:

Precis, och under tiden har det hänt saker, både med teknikutvecklingen och arbetssätten. Samhället ser ju också annorlunda ut, vi är mer vana vid digitala verktyg nu.

Frida:

Det stämmer, vi testade detta precis efter pandemin. Patienterna var väldigt positiva till digitala möten då, så det drevs verkligen av patienternas efterfrågan. Men regionen var inte riktigt redo, och inte heller alla människor.

Håkan:

Ja, vi har hört tidigare hur pandemin skyndade på användningen av digitala verktyg för att hålla kontakten med vården, inte minst för att minska smittspridning. Vad tänker du, Anna? Blir du inspirerad när du hör Frida berätta?

Anna S:

Ja, absolut! Jag blir alltid inspirerad av nya erfarenheter, särskilt sådana jag inte själv har stött på tidigare. Jag gillar verkligen konceptet att testa saker och utvärdera dem. Vi är generellt sett ganska dåliga på det, vågar jag påstå. Vi testar saker, men gör ingen ordentlig uppföljning. Det behöver inte vara stora utvärderingar, men regelbundna och planerade utvärderingar där vi skruvar på saker och provar igen är viktiga. Det är så vi kommer framåt.

Håkan:

Hur viktigt är det då med en plan som innehåller alla dessa delar – att utvärdera, skruva på saker, och ha tydliga tidsramar?

Frida:

Jag tycker att det är otroligt viktigt att ha en plan som innehåller utvärdering under processens gång, och också en tydlig stopp-punkt där man beslutar om man ska fortsätta eller inte.

Håkan:

Precis, man måste komma till en punkt där man fattar ett beslut.

Frida:

Ja, exakt. Då måste man ha en ny plan – ska vi fortsätta på den här vägen eller inte? Det är väldigt viktigt.

Håkan:

Intressanta processer! Men vi återkommer till det här med att vara modig. Vi vet ju att Region Jämtland Härjedalen har mycket befintlig teknik på den digitala sidan, men det är fortfarande svårt att få medarbetare att våga testa. Vad skulle du säga är nycklarna för att få fart på det?

Frida:

Som medarbetare är det svårt att ta sig tid att testa nya saker. Det måste finnas en växelverkan – någon måste vara där och plocka upp bollen, stötta och hjälpa till. Det handlar om att skapa rätt förutsättningar, både i form av stöd och tid.

Håkan:

Ja, det räcker inte bara med att säga att det ska vara medarbetardrivet. Det behövs resurser och stöd.

Anna S:

Precis, det handlar om vilka förutsättningar man har. Många av våra gäster har pratat om hur viktig närmsta chef är – att denne är engagerad och ger tid och utrymme för att testa nya saker. Om de förutsättningarna saknas, blir det svårt.

Håkan:

Det känner man ju igen även i det vanliga livet.

Anna S:

Ja, verkligen.

Håkan:

Vi är nog på rätt spår här, tycker ni inte?

Anna S:

Jo, absolut.

Håkan:

Frida, vad tänker du när vi pratar om långsiktighet i förändringsarbete? Hur undviker man att det bara blir en engångsföreteelse?

Frida:

Det handlar mycket om implementering. När vi har testat något, utvärderat det och kommit fram till att vi vill fortsätta, då behöver vi en tydlig implementeringsplan. Vad har vi sett som vinster, och hur kan vi hjälpa de som ska börja använda det nya arbetssättet? Det gäller att identifiera hinder och underlätta så att förändringen blir bestående.

Håkan:

Det låter som att det är viktigt att medarbetarna är involverade från början till slut, inte bara när planen slås fast.

Frida:

Ja, det beror på hur stort beslutet är. Om vi till exempel ska införa ett nytt journalsystem i hela regionen, då kanske det inte är så mycket att tycka till om. Men man kan alltid hjälpas åt att utvärdera hur vi kan göra det på bästa sätt. En bra idé kan vara att ha "superanvändare", alltså medarbetare som är extra insatta i det nya systemet och kan stötta sina kollegor.

Håkan:

Precis, "superanvändare" är något jag också har hört om. Det kan vara en trygghet att ha någon nära till hands som kan hjälpa till när det behövs.

Frida:

Ja, det är verkligen ett bra sätt att underlätta förändringsarbete. När man är under tidspress kan det vara lätt att lägga bort saker, men om man har någon nära som kan stötta, går det lättare att hålla sig på rätt spår.

Anna S:

Vi har superanvändare inom vissa områden, men det finns säkert utrymme att utveckla det ännu mer. Det gäller att sprida kunskap och engagemang, så att fler ser vinsterna med det nya arbetssättet.

Håkan:

Just det här stödet är så viktigt. Jag har jobbat i organisationer där det fanns personer att fråga när ny teknik infördes, och det gjorde hela skillnaden. Man kände sig trygg och visste att det alltid fanns någon att vända sig till.

Frida:

Ja, det kan verkligen vara avgörande.

Håkan:

Har du följt med i diskussionerna om flygplatsvisionen vi pratade om innan vi började spela in?

Frida:

Ja, lite grann.

Håkan:

För er som inte känner till det, kan ni lyssna på vårt tidigare avsnitt om flygplatsen för mer information.

Anna S:

Ja, men det handlar väl om att vi ska underlätta för våra medborgare och patienter att hitta rätt i våra system och organisationer, och att de vänder sig till rätt ställen vid rätt tid. De ska kunna göra saker själva på ett enkelt sätt. Det vi inte behöver göra åt andra ska de kunna sköta själva, och det underlättar både för patienter och personal, tänker jag. Sen pratar Anna Granevärn kanske lite mer visionärt än jag.

Håkan:

Bakgrunden var att Anna blev kontaktad av en patient som sa: "Varför kan det inte fungera som på en flygplats?" När du kommer in genom dörrarna vet du vart du ska gå, det är väl skyltat, och du vet vilka knappar du ska trycka på. Du kan till och med boka din egen biljett. Det handlar om att göra mycket själv.

Anna S:

Ja, man blir guidad hela vägen.

Håkan:

Ja, precis. Det finns också personal till hands, redo att hjälpa till vid behov. Informationsdiskar där man kan få rätt vägledning. Hur viktiga är sådana visioner, likt den med flygplatsen, i förändringsarbete? Är de bra verktyg, tillför de något?

Frida:

En vision är alltid bra, tycker jag. Det skapar en målbild och inspiration. Man kan plocka in de bitar man vill jobba med och ha ett stort mål att sikta mot.

Håkan:

Vi har ju pratat om flygplatsvisionen i tidigare avsnitt, och det är intressant hur det dyker upp i många olika sammanhang.

Anna S:

Ja, absolut. Jag tror att en tydlig målbild och vision är väldigt värdefull. Den behöver inte vara helt färdig, men den ger inspiration och en riktning. Då vet man vad man jobbar mot, och sen gäller det att bryta ner det till vad det betyder för den egna verksamheten.

Håkan:

Inom folktandvården, hur ska ni få fart på era digitala satsningar? Hur jobbar ni med att sprida kunskapen till övrig vård?

Frida:

Ja, det är en bra fråga. Inom hälso- och sjukvården...

Håkan:

Om ni hittar bra lösningar inom folktandvården, kanske det är något som resten av vården skulle ha nytta av? Hur sprider man sådana idéer?

Frida:

Det är svårt att svara på. Kanske genom att skapa kanaler, plattformar eller mötesforum.

Anna S:

Ja, det är lite det vi håller på att bygga upp på olika nivåer. På vissa chefsnivåer jobbar man med goda exempel och dialog mellan chefer. Vi har också nätverksträffar för verksamhetsutvecklare inom hälso- och sjukvården där vi kan dela erfarenheter och dra nytta av varandra.

Håkan:

Det låter som ni börjar skapa en slags "hängränna"-diskussion, där det inte bara är hierarkier som styr. Men sjukvården har ju fortfarande starka hierarkier. Behöver man bryta de mönstren?

Frida:

Det är en väldigt komplex fråga. Hierarkier kan vara både bra och dåliga.

Håkan:

Ja, hierarkier har ju en funktion, men de kan också bli ett hinder.

Frida:

Precis. Det positiva är att hierarkier kan skapa tydlighet i arbetsfördelningen. Men utmaningen är kommunikationen mellan olika nivåer. Det är viktigt att samarbetet fungerar.

Håkan:

Och ibland behöver man vara ödmjuk inför att andra kanske vet bättre, även om man själv sitter på en högre position.

Frida:

Exakt. Hierarkier finns överallt, både i små och stora sammanhang. Det viktiga är att förstå sin egen maktposition och hur man kan använda den för att öppna dörrar för andra.

Håkan:

Hur skapar man ett öppet och tillåtande klimat?

Frida:

Det är en fråga för både ledningen och medarbetarna. Alla i en grupp är beroende av varandra för att skapa ett öppet klimat med bra kommunikation och respekt.

Håkan:

Precis, och det leder till en bra arbetsmiljö. Spännande! Ska vi gå vidare till vårt hälsosegment?

Anna S:

Ja, jag är redo för det!

Håkan:

Känns det som vi är klara med ämnet, Frida? Finns det något mer du vill utveckla?

Frida:

Jag tror vi har täckt det mesta.

Anna S:

Ja, jag tycker det känns bra.

Håkan:

Vi har pratat om tillit, kommunikation, ledarskap och hierarkier – viktiga aspekter i förändringsarbete. Och även om vi inte har djupdykt i digitalisering, så har vi nog berört det tillräckligt.

Anna S:

Ja, poängen ligger kanske mer i hur man jobbar med innovation, tester och utvärderingar.

Håkan:

Precis. Vi har pratat om gruppkontrakt, att sätta stopp-punkter och avgöra om man ska fortsätta eller inte. Jag tycker vi har fått med det mesta.

Frida:

Ja, det tycker jag med.

Håkan:

Tack för det här, Frida! Det låter som att du kommer bli en stor tillgång för regionen.

Frida:

Tack så mycket!

Håkan:

Och nu när du bara har varit här i en månad, hur känns det? Har du hunnit lyssna på några poddar?

Frida:

Inte riktigt, faktiskt.

Håkan:

Då är det dags att introducera dig för vårt hälsosamtal. Syftet med det är att människor ska må lite bättre och därmed minska behovet av att besöka sjukvården. Ju färre, desto bättre, eller hur?

Anna S:

Ja, precis. Ju bättre människor mår, desto mindre behöver de besöka oss i onödan.

Håkan:

Så, Frida, lever du en sund livsstil?

Frida:

Ja, jag försöker! Jag har till exempel infört ett godisfritt år för hela familjen, och vi får en belöning i slutet av året.

Håkan:

Hur gamla är dina barn?

Frida:

De är 10 och 12 år.

Håkan:

Hur reagerade de på idén om ett godisfritt år? Var det jubel och klang?

Frida:

Det var faktiskt min yngsta som kom med förslaget först. Så vi hoppade snabbt på det.

Håkan:

Jag har hört om andra som försökt med sådana utmaningar men gett upp efter ett par veckor. Hur går det för er?

Frida:

Det går bra, vi håller oss aktiva och jag har tillsammans med en fysioterapeut satt upp träningsmål som jag tränar inför.

Håkan:

Vad tränar du för? Löpning, skidåkning?

Frida:

Framför allt löpning. Senaste loppet jag deltog i var Tavelsjö Halvmaraton.

Håkan:

Tavelsjö Halvmaraton låter kanske inte som ett jättestort lopp?

Frida:

Nej, det är ett litet lopp utanför Umeå.

Håkan:

Men ändå spännande! Halvmaraton är ju 21 kilometer, och om man är tävlingsinriktad så kanske man siktar på att klara det under 2 timmar. Eller vad säger du?

Frida:

Det är klart att det är ett mål, men för mig är det viktigaste att ha något att träna inför och att känna att jag har gjort något bra, oavsett om det tar 2 eller 3 timmar.

Håkan:

Precis, det viktiga är ju känslan efteråt. Har du hittat några träningskompisar?

Anna S:

Ja, precis! Jag ska till Umeå nästa vecka för att springa ett maraton.

Håkan:

Umeå maraton? Är det ett litet lopp?

Anna S:

Ja, jämfört med andra maraton i Sverige, som Stockholm Maraton, är det nog ganska litet.

Håkan:

Sen har vi halvmaror som Göteborgsvarvet och andra större lopp. Hur känns det inför maratonet nu när det bara är drygt en vecka kvar?

Anna S:

Det känns bra, nu gäller det bara att hålla sig frisk med alla förkylningar som går runt.

Håkan:

Ja, vi vill ju att du klarar det här utan problem. Lycka till!

Anna S:

Tack, det var snällt sagt.

Håkan:

Du har ju gjort det här förut, så det borde inte vara något nytt för dig.

Anna S:

Nej, men man vill ju alltid känna att det blir ett bra lopp.

Håkan:

Ja, såklart. Hur går det med din träning då?

Anna S:

Jo, det går bra! Jag tränar regelbundet på gym och försöker få in lite cardio också. Det är viktigt att hålla igång.

Håkan:

För mig går det ganska bra. Jag var iväg och tränade igår, men det är svårt när det blir mycket folk på gymmet. Det känns som om alla tränar på samma tid. Men samtidigt blev jag glad över att se så många vara aktiva!

Anna S:

Ja, jag brukar tänka så också när jag stör mig på att det är mycket folk.

Håkan:

Precis, man får vara positiv. Har du något tips för att undvika trängsel på gymmet?

Anna S:

Ja, prova tidiga lördagsmorgnar! Då är det nästan inga människor där alls.

Håkan:

Bra tips! Jag och min fru tränar ibland på lördagar, och då kan vi klara av det tidigt på dagen och ha resten av dagen fri.

Håkan:

Frida, har du något träningsmål du siktar på nu?

Frida:

Jag måste sätta upp ett nytt mål! Jag har ett gym här nere vid sjukhuset som jag skulle vilja börja gå till.

Håkan:

Det låter som ett bra första steg. Hoppas det går bra, så ses vi nästa gång!

Anna S:

Jag tror inte vi hinner ses innan loppet, men lycka till så länge!

Håkan:

Tack! Det kommer gå bra. Ni ser ut att vara redo!

Frida:

Ja, det tror jag också!